Organisation

Styrelsen

§ 1 Namn

Föreningens namn är Arkiv Jönköpings län.

§ 2 Säte

Föreningen har sitt säte i Jönköpings kommun.

§ 3 Ändamål

Föreningen Arkiv Jönköpings län är en ideell förening för arkivväsendet i Jönköpings län. Arkiv Jönköpings läns uppgift är att insamla, inventera, förteckna, bevara och vårda kulturhistoriskt arkivmaterial från i första hand föreningar, företag och övriga arkivbildare inom den enskilda sektorn. Arkiv Jönköpings län ska också ta tillvara medlemmarnas och regionens intressen i arkivfrågor, främja, samordna och vara rådgivande i arkivfrågor för den enskilda och även för den offentliga sektorn. Föreningens verksamhetsområde är Jönköpings län.

§ 4 Medlemskap

Medlemskap i Föreningen Arkiv Jönköpings län är öppet för inom Jönköpings län arkivverksamma organisationer, föreningar och företag. Region Jönköpings län, Länsstyrelsen i Jönköpings län samt länets kommuner äger också rätt att vara medlemmar i föreningen.

§ 5 Medlemsavgift

Medlems- och hyllmeteravgifter för föreningens medlemmar fastställs av årsmötet. Övriga avgifter fastställs av styrelsen. Styrelsen äger dessutom rätt att besluta om befrielse av hyllmeteravgift.

§ 6 Representantskap

Medlemsorganisationerna företräds vid föreningens huvudsammanträden av två ombud. Dessa ombud utgör representantskap, som väljer styrelse.

§ 7 Representantskapets sammanträden

Representantskapet sammanträder till årsmöte före maj månads utgång. Då styrelsen finner erforderligt eller framställning därom sker av minst en tredjedel av de anslutna medlemmarna, skall därjämte kallas till extra möte. Skriftlig kallelse skall utsändas senast 30 dagar före årsmöte och extra möte. Ärenden som avser ändringar av stadgarna, ändring av årsavgiften och ekonomiska frågor av vikt, får ej avgöras med mindre än att ombuden delges detta i kallelse.

Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:

    1. Mötets öppnande

    2. Godkännande av kallelse till årsmötet

    3. Fastställande av dagordning

    4. Fastställande av röstlängd

    5. Val av årsmötesfunktionärer

        a) ordförande för mötet

        b) sekreterare för mötet

        c) protokolljusterare

        d) rösträknare

    6. Styrelsens årsredovisning

    7. Revisorernas berättelse

    8. Beslut om ansvarsfrihet

    9. Fastställande av medlemsavgift

    10. Fastställande av arvoden

    11. Fastställande av verksamhetsplan och budget

    12. a) Val av ordförande det år val skall förrättas

           b) Val av övriga ledamöter

    13. Val av revisorer och ersättare

    14. Val av valberedning

    15. Av medlemmar, styrelse och revisorer väckta frågor

    16. Övriga till årsmötet hänskjutna frågor

    17. Mötets avslutande

Fråga som skall behandlas på representantskapets sammanträden, skall ha inkommit skriftligen till styrelsen senast 14 dagar före representantskapets sammanträden. Varje ombud vid representantskapets möten äger en röst. Beslut kan fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande ombuden genom öppen röstning, såvida icke förslag framförs och bifalles om sluten omröstning.

§ 8 Valberedning

Representantskapet väljer vid sitt årsmöte en valberedning. Den utgörs av tre personer, varav en utses till sammankallande. Valberedningens förslag till val av styrelseledamöter och revisorer skall bifogas kallelsen till årsmötet.

§ 9 Styrelsen

Styrelsen för Arkiv Jönköpings län ska bestå av sju ordinarie ledamöter och fyra ersättare. Ordföranden och en ledamot, med varsin personlig ersättare, utses av Region Jönköpings län – ordföranden och dess ersättare av det styrande partiet/blocket, ledamoten och dess ersättare av oppositionen. En ytterligare ledamot, med personlig ersättare, utses av länets kommuner i samråd. Övriga fyra ledamöter, samt en ersättare för dessa tillsammans, utses av årsmötet och ska representera andra än Region Jönköpings län eller länets kommuner, t ex förenings- och företagssektorn. En av dessa fyra ledamöter utses till vice ordförande.

Styrelseledamöternas mandattid är två år. Mandattiden är så fördelad, att tre ledamöter väljs vid varje årsmöte. För representanter utsedda av Region Jönköpings län gäller mandattiden (fyra år) för Region Jönköpings läns valperiod.

För att styrelsebeslut skall vara giltigt krävs att mer än hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense. Styrelsen får ej besluta i ärenden såvida inte minst fyra ledamöter deltar. Vid lika röstetal gäller den mening som biträdes av ordföranden utom vid val då lotten avgör.

Utöver ordförandeposten fördelar styrelsen inom sig övriga funktioner.

Styrelsen utser inom sig ett arbetsutskott av tre ledamöter. Arkivchefen ska delta i styrelsens och arbetsutskottets sammanträden. Styrelsen handhar föreningens och dess arkivs angelägenheter i enlighet med stadgarna och de riktlinjer representantskapet anger. Styrelsen anställer personal och utfärdar arbetsinstruktioner. Styrelsen utser representanter för arbetsgivarparten vid förhandlingar om löne- och anställningsvillkor för personal. Styrelsen ska avge årsredovisning, budgetförslag och verksamhetsplan för nästkommande års verksamhet vid årsmötet.

§ 10 Firmateckning

Styrelsen utser de personer som äger rätt att teckna Arkiv Jönköpings läns firma.

§ 11 Räkenskaper och revision

Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår. Årsredovisning skall vara revisorerna tillhanda senast den 15 mars. För årsmötet skall styrelsen framlägga en av styrelsens ledamöter underskriven verksamhetsberättelse för senaste verksamhetsåret. Berättelsen skall uppta vinst- och förlusträkning samt in- och utgående balans.

För granskning av styrelsens verksamhet utser årsmötet två revisorer samt två ersättare för dessa. Revisorernas mandattid är två år. Därtill utser Region Jönköpings län en revisor och dennes ersättare. Dessutom har styrelsen att anlita en auktoriserad revisor, samt att meddela årsmötet vilken. Revisorerna skall verkställa revision av styrelsens räkenskaper och förvaltning och till årsmötet avge berättelse med till- och avstyrkande av ansvarsfrihet. Årsrevision skall vara verkställd och berättelse ingiven till styrelsen inom en månad från den dag då bokslutet överlämnats till revisorerna.

§ 12 Inlämning av arkivmaterial

Medlemmar kan lämna arkivmaterial för förvaring och vård enligt gällande avgifter. Vid inlämnande av arkiv upprättas avtal och villkor för arkivet, samt dess eventuella återtagande. Om avgift ej betalas övergår arkivmaterialet till Arkiv Jönköpings län med fri dispositionsrätt.

§ 13 Arkivets användande

Arkivmaterial är fritt tillgängligt om inte deponent bestämt annorlunda. Användande får endast ske med bistånd av arkivchef eller dennes medhjälpare och endast de äger rätt att i arkivet utta eller inlägga handlingar. Allt användande är avgiftsfritt. För användande av bildmaterial kan dock avgift uttas. Användande av arkivmaterial får endast ske i Arkiv Jönköpings läns lokaler. Undantag beslutas av styrelsen. Hemlån av arkivalier får endast ske efter styrelsebeslut i de organisationer, föreningar och företag som deponerat handlingarna.

§ 14 Utträde

Medlemsorganisation har rätt att efter skriftlig ansökan utträda ur föreningen. Utträdet träder i kraft året efter gjord utträdesansökan.

§ 15 Föreningens upplösning

Föreningen Arkiv Jönköpings län får ej upplösas om minst en fjärdedel av de anslutna organisationerna önskar fortsätta verksamheten. I händelse av upplösning skall föreningens tillhörigheter och tillgångar sedan deponenterna tillskrivits, överlämnas till Riksarkivet.

§ 16 Stadgeändring

Ändring eller tillägg till dessa stadgar kan endast ske genom beslut av två på varandra följande representantskapsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte.