Även ett arkiv behöver vård och omsorg. På den här sidan ger vi tips och råd om hur man skyddar sin historia från tidens tand och håller ordning på sina handlingar.
Att ta hand om sina papper och skapa ett arkiv är viktigt för både privatpersoner, föreningar och myndigheter. Varför?
Arkivet blir en faktabank dit man går för att jämföra och kontrollera uppgifter. Dessutom är det helt enkelt god ekonomi att hålla ordning på sina papper: tid, utrymme och pengar är resurser som alla tjänar på att hushålla med. Ett ordnat arkiv medför att man får en mer överskådlig blick över vad man faktiskt har och borde spara och vad man har men borde kasta. Viktigaste orsaken till att hålla i ordning på handlingarna är kanske ändå att föreningsarkiven är en del av vårt kulturarv och har en stor betydelse för forskningen om vårt samhälle och vår historia.
Utan arkiv har man ingen möjlighet att ”gräva där man står” och ingen möjlighet att finna den egna historien.
Vad vill Du och Din förening att man i framtiden skall veta om Er verksamhet och Er roll i lokalsamhället? Det sätt som Ni hanterar Ert material idag styr och begränsar morgondagens forskare. Kom ihåg att forskning kan utföras av alla: från släktforskare, lokalhistoriska studiecirklar och bygdeforskare till högskolestudenter och akademiska forskare.
Tänk på att föreningens verksamhet idag är morgondagens historia!
Vad ska sparas?
Allt kan inte sparas för framtiden, då skulle vi snart dränkas i papper. Det är därför viktigt att komma fram till vad som kan kastas utan att betydelsefull information går förlorad. Huvudregeln är att material skapat av den egna föreningen alltid är värt att bevara. Detsamma gäller för brev och skrivelser utifrån som är direkt ställda till föreningen. Ofta finns information som man vill spara på flera olika håll. Uppgiften på kassakvittot återkommer i kassaboken, således behöver vi inte spara på verifikationer längre än den tid som bokföringslagen bestämmer d.v.s. 7 år.
Tänk på att ekonomiska handlingar yngre än sju år ska föreningen själv förvara!
Uppgifterna i månads- eller kvartalsrapporter återkommer som regel i årsrapporterna och vi behöver därför inte spara särskilt länge på de förstnämnda – såvida de inte innehåller unik information. Eller ta till exempel cirkulär som kommer från distriktet eller någon annan organisation. Cirkulären sparas hos den organisation som utfärdar cirkuläret, men dessutom kommer det att hamna i alla distriktsföreningars pärmar. För föreningens del är det värdefullt att ha cirkuläret kvar under det aktuella året och kanske några år till, men ur arkivsynpunkt är det emellertid endast nödvändigt att det sparas hos den utfärdande organisationen. Man talar ibland om utfärdaransvar för handlingar. När vi tar in och ordnar ett distriktsarkiv sparas nämnda cirkulär, men det är helt onödigt att vi för varje lokalförening sparar samma cirkulär. Det tar för mycket plats. Vad är det då som är viktigt i en förenings arkiv? Här följer en lathund över de viktigaste handlingarna:
- Protokoll från den egna föreningen, även sektions- och kommittéprotokoll, samt bilagor till protokollen som rapporter, motioner, bokslutshandlingar. Bevara i första hand det undertecknade originalet.
- Kallelser, affischer och flygblad
- Skrivelser, rapporter och motioner
- Kassaböcker
- Verksamhetsberättelser. Det undertecknade originalet och ett tryckt läsexemplar.
- Medlemsförteckningar och matriklar
- Diarier – om sådan förs.
- Korrespondens
- Inkomna brev och skrivelser samt kopior av utgående dito.
- Historiker och Jubileumsskrifter
- Foto och film. Från den egna föreningens verksamhet. Förse fotografierna med uppgifter om motiv, årtal m.m.
- Fanor och standar
- Föremål som speglar eller symboliserar föreningens verksamhet, t.ex. klubbdräkter, klubbnålar och logotyper.
- Trycksaker som föreningen själv är upphov till: affischer, program, vishäften, broschyrer, föreningstidningar, utbildningsmaterial, annonser, inbjudningar med mera.
- Tidningsurklipp om den egna föreningen och dess verksamhet. Tidningspapper har kort livslängd, kopiera därför helst över klippen på arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Förse klippen med datum och tidningens namn.
- Kartor och ritningar som har anknytning till föreningens verksamhet. Detta är särskilt aktuellt för föreningar med egna fastigheter eller anläggningar.
- Statistik
- Avtal och kontrakt
- Handlingar rörande vissa ämnen. Det kan vara personalhandlingar som lönekort, anställningsbevis m.m. som arbetsgivaren kan vara skyldig att bevara med tanke på pensioner och försäkringsfrågor. Det kan också vara handlingar angående fastigheter, utbildningar, konferenser, tävlingsverksamhet, kampanjer med mera.
Detta kan gallras ut
- Inkomna cirkulär från riks- och distriktsorganisationer, dock ej korrespondens ställd till föreningen. (Gallras vid inaktualitet)
- Trycksaker och reklam som inte är producerad av den egna föreningen. (Gallras vid inaktualitet)
- Kursanmälningar till egna kurser. (Gallras vid inaktualitet)
- Kontoutdrag, saldobesked och postgirotalonger. (Gallras vid inaktualitet)
- Månads- och kvartalsrapporter om motsvarande information återfinns i årsrapporten. (Gallras vid inaktualitet)
- Verifikationer efter år 1950 om övriga räkenskaper finns bevarade. Dock kan man spara verifikationer som rör ett visst projekt t.ex. ett husbygge eller annan minnesvärd händelse. (Kan gallras efter 7 år)
- Dubbletter och kopior om originalen finns.
- Ej ifyllda blanketter och formulär. (Gallras vid inaktualitet)
- Kladdar och minnesanteckningar. (Gallras vid inaktualitet)
OBS! Riksarkivet uppmanar föreningar, organisationer och enskilda arkivinstitutioner att inte radera eller gallra personuppgifter i sina arkivbestånd. Läs mer på Riksarkivets hemsida om enskilda arkiv och GDPR (ny flik)
Allmänna tips och råd
Handlingar som skall sparas bör tas ut på papper. Disketter och hårddiskar är enligt vår bedömning i dagsläget osäkra medier för långtidsförvaring av information inom området för föreningsarkiv.
För att underlätta arbetet med att bevara och gallra är det bra att från början planera hanteringen av pappersflödet inom föreningen. Varje förening bör utse en arkivansvarig. Denne ansvarar för att handlingar från olika förtroendevalda hålls samman och inte splittras vid funktionärsbyten. Den arkivansvarige kan också ansvara för kontakten med föreningsarkivet och att materialet levereras dit.
Tänk på att inte förvara cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat gallringsbart material tillsammans med handlingar som skall bevaras.
Cirkulär från distrikt och riksorganisationer kan förvaras i separata pärmar så att de lätt kan gallras när de blir inaktuella.
Glöm inte att skriva årtal på handlingarna!
Rensa bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på papperet. Använd inte tejp!
Hållbarhet
Arkivbeständigt papper märkt med Svenskt Arkiv (80 eller 100 gram) används till handlingar som skall sparas och som man tror kommer att användas mycket, till exempel protokoll, verksamhetsberättelser, kontrakt med mera.
För handlingar som skall sparas men inte utsättas för så stort slitage kan s.k. åldringsbeständigt papper användas. Sådant finns i en mängd fabrikat. Varje pappersleverantör kan upplysa om vilka papper som är åldringsbeständiga.
Kulpennor och liknande skrivdon ska vara märkta med Svenskt Arkiv, vilket betyder att de är godkända av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP).
Kopieringsapparater, telefaxar, laserskrivare och andra apparater provas också av SP. Uppgifter om arkivbeständighet publiceras årligen i en särskild rapport från SP.
Tänk på att ekonomiska handlingar yngre än sju år ska föreningen själv förvara!
Fotografier
Fotografier och andra bilder ger oss en väsentlig kunskap om vår historia, men de blir viktiga först då vi vet vad de föreställer. Därför är identifieringen av bilder ett ovärderligt arbete som människor under århundraden kommer att få glädje av.
Att identifiera en bild innebär att man försöker få fram så mycket information som möjligt om den. Det betyder att man ibland också måste ta hjälp av andra människor eller skrivna källor av olika slag.
Man ska inte vara rädd för att ta upp detaljer i beskrivningen av bilden, t.ex. namn på människor och husdjur, antal djur av olika slag på en gård, material i ett klädesplagg och färger på föremål, byggnader osv. De grunduppgifter vi i första hand vill veta är:
- Vem är fotografen?
- Var är bilden tagen?
- När är bilden tagen?
- Vem är med på bilden?
- I vilket sammanhang är bilden tagen?
- Vem har identifierat bilden?
Även om man i föreningen inte har samma möjligheter att förvara fotografier som på ett arkiv finns det ändå en hel del man kan göra för att fotografiet skall må så bra som möjligt:
- Förvara fotografiet mörkt!
- Undvik smuts och fukt!
- Limma eller tejpa inte fast fotografiet!
- Undvik i möjligaste mån plastfickor som inte är arkivbeständiga!
När fotografiet kommer till arkivet får det ett unikt nummer och hamnar i fotoregistret. All information tillhörande fotografiet läggs också in i registret; ju mer information desto fler sökingångar för framtida forskare! Därefter läggs fotografiet i ett syrafritt kuvert för bästa förvaring.
Digital förvaring
Vissa problem och kostnader är förknippade med digital bevaring. Ännu finns inget digitalt medium till en rimlig kostnad som man med säkerhet kan säga kommer att bevara informationen över århundraden. På Jfa har vi av uppenbara skäl inte resurser för kontinuerlig uppdatering av teknisk utrustning, konvertering mellan digitala medier eller möjlighet att hålla oss med olika plattformar (olika datorer, operativsystem och program) för att läsa den uppsjö av olika digitala format som finns och som tycks växa sig allt större för varje år. Vårt råd till våra föreningar och andra som tänker lämna in material till Jfa blir således: skriv ut viktiga handlingar på papper som en back-up för eventuella disketter, cd-skivor, USB-minnen som ni lämnar in!
Hjälp och handledning
I dokument- och arkivhantering får du och din förening/organisation hjälp av oss på Länsarkivet. Vi svarar på frågor och hjälper till med eventuella problem. Vi kan också medverka vid utbildningar och kurser.
