Guide till arkiven och hur man använder dem
Vilket material finns hos Arkiv Jönköpings län?
Hos Arkiv Jönköpings län finns i första hand material från föreningslivet i Jönköpings län. Det finns även ett antal företagsarkiv och personarkiv. Majoriteten av materialet tillhör någon av de klassiska folkrörelserna: frikyrkorörelsen, nykterhetsrörelsen, arbetarrörelsen eller idrottsrörelsen.
Precis som det finns många olika typer av idrottsföreningar finns det olika typer av frikyrkor, nykterhetsloger och fackförbund. Men det finns även annat föreningsmaterial. Material som antingen tillhör någon modernare folkrörelse t.ex. hembygdsrörelsen, miljörörelsen eller biståndsrörelsen. Eller så kan det vara ett arkiv som tillhör en förening som inte är någon folkrörelse i ordets ursprungliga bemärkelse utan istället en intresseförening för bilar, hantverk, musik mm.
Hos Arkiv Jönköpings län hamnar material från organisationer, föreningar och klubbar. Man brukar kalla dessa för enskilda arkivbildare.
Är du med i någon förening? Den föreningens material kanske förvaras hos oss. Det beror på om föreningen har valt att lämna in sina handlingar (protokoll, brev, räkenskaper, medlemslistor, fotografier med mera).
Idag är ingen förening skyldig att lämna in sitt material till arkivet. Men de flesta väljer att göra det eftersom de tycker att det är viktigt att bevara föreningens historia. Det tycker vi också! Föreningarnas historia utgör en del av vårt gemensamma kulturarv.
Vad kan man använda Länsarkivet till?
Till oss kommer alla möjliga besökare. Många av dessa är som sagt föreningsmänniskor som vill lämna in sina föreningshandlingar till oss för säker förvaring.
Men lika många är det som kommer för att forska i arkiven. Någon letar efter ett foto på en släkting som var medlem i en förening eller ett gammalt foto på idrottsplatsen där man sparkade boll som barn. Någon annan ska skriva en uppsats eller en bok om t.ex. hur det gick till när första pingstförsamlingen i Hok bildades. Inga frågor är för stora eller för små!
Det du bör tänka på när du söker efter en specifik handling hos Länsarkivet är att det material vi har är det material som lämnats in till oss. Oftast så äger vi inte materialet, utan föreningen har valt att deponera sitt arkiv så att det blir tillgängligt för så många som möjligt, men också för att det ska förvaras i en säker miljö. En del av arkiven är belagda med sekretess, antingen för att föreningen själv valt att begränsa åtkomsten till handlingarna eller för att en arkivarie har upptäckt att det finns känsliga handlingar i arkivet. De allra flesta arkiven är tillgängliga för alla. En del arkiv består av hundratals olika kartonger medan andra bara består av ett enda dokument! På Länsarkivet förvaras ca 6000 olika arkiv.
Söka i arkivet steg för steg
Att forska eller leta i arkiv kan vara tidskrävande beroende på vad det är du vill göra. Oavsett så tjänar du på att vara metodisk och systematisk i ditt sökande och i ditt forskande. Du bör anteckna i vilket arkiv och i vilken kartong du hittat informationen. Om du inte skriver upp arkiven och kartongerna du gått igenom och i vilka kartonger du hittar värdefull information är det inte säkert att du hittar det igen – eller så får du lägga onödig tid på att leta efter det igen!
Ska du dessutom använda informationen i en uppsats eller bok så är det viktigt att ange vilka källor du använt dig av, det vill säga var du funnit informationen. Vilken arkivinstitution, vilket arkiv och vilken kartong ska noga anges. Läsare av din uppsats, din bok eller din artikel ska själva kunna hitta den information du använt dig av och bilda sig en egen uppfattning om materialet. Kanske kommer de att tolka källorna annorlunda?
1. Ringa in ditt ämne så gott det går. Bestäm dig för vad det är du letar efter / vad det är du vill göra.
2. Fundera på vilken typ av förening eller inom vilket område som det du letar efter skulle kunna finnas i.
Fundera på vilka egenskaper hos arkivet som är viktigast för det du ska göra.
Är det material från en specifik förening du söker så är det som det är. Antingen finns materialet eller så finns det inte. Kanske är det inte inlämnat eller så har det om oturen varit framme slängts eller brunnit upp.
Men om du ska skriva en uppsats om till exempel vilken idrottsförening som helst, så är det kanske viktigare att först titta på vilken typ av handlingar som finns i arkivet, hur mycket material som finns och mellan vilka år som det finns material.
3. Om du redan vet vilken förening du är intresserad av så är det enkelt att göra en sökning i Länsarkivets arkivdatabas. Kanske vet du inte vet vilket arkiv du vill titta i – men du vet vilken kommun och vilket område du är intresserad av, då kan du göra en kombinationssökning. Du kan göra en sökning så du bara får fram idrottsföreningar i Vaggeryds kommun eller bara frikyrkor i Tranås kommun som har material som är äldre än 100 år.
Är du osäker kan du alltid skicka ett mail till oss på arkivet, så kan vi söka och skicka en lista på arkiv som skulle kunna vara intressanta för dig att titta närmare på.
4. När du hittat det arkiv du är intresserad av i databasen, så ser du också att arkivet har ett ID-nummer. Med hjälp av ID-numret kan du leta dig fram till arkivförteckningen som finns i Arkivhusets forskarsal. Arkivförteckningarna är uppdelade på drygt 100 pärmar och står i en hylla i forskarsalen. En arkivförteckning är en innehållsförteckning som bland annat visar vilken typ av handlingar arkivet innehåller och från vilka år det finns material. Den visar också i vilken kartong materialet finns. Du kan även maila arkivet för att få arkivförteckningen skickad till dig, men det underlättar alltid om du vet vilket ID-nummer arkivet har. Många arkiv har snarlika namn, men ID-numret är alltid unikt. ID-numret i kombination med signumet (namnet) på volymen (kartongen eller boken) är unik för varje kartong i arkivet.
Kanske letar du efter något som inte finns bland föreningsarkiven?
Andra arkiv
Offentliga arkivinstitutioner
Stadsarkiv och kommunarkiv
Du kanske har slarvat bort dina betyg från gymnasiet och nu behöver du en kopia av det. Kanske vill du bygga en veranda på ditt gamla hus och du behöver en byggnadsritning. Då är det ett kommun- eller stadsarkiv du ska vända dig till.
En av kommunarkivens främsta arbetsuppgifter är att tillhandahålla handlingar enligt offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att alla medborgare har rätt att del av de dokument som t.ex. kommunala myndigheter upprättar. Offentlighetsprincipen är en av demokratins viktigaste byggstenar. Den gör så att medborgarna kan granska de styrandes beslut, vilket minskar risken för att makt missbrukas. Motsatsen till detta är ett samhälle som styrs som en diktatur. Där har medborgarna inte samma möjligheter att ta del av och granska de dokument som ligger till grund för hur landets styrs.
Vid sidan av offentlighetsprincipen finns även bestämmelser om sekretess som begränsar rätten att ta del av allmänna handlingar. Detta för att skydda individen. Vissa uppgifter som rör en person i vissa sammanhang måste kunna vara skyddade, det är så kallade känsliga uppgifter. Exempel på känsliga uppgifter kan vara sexuell läggning, politiska åsikter, uppgifter rörande hälsa med mera.
I Sverige har vi en bra balans mellan öppenhet och skydd. Öppenhet så att vi kan granska makten, men skydd för individen så att dennes integritet inte kränks. En sådan balans kräver väl fungerande arkiv.
Kommunarkiven är slutarkiv för de kommunala myndigheterna och de kommunala bolagens arkiv.
Region- och Länsstyrelses arkiv
På regionarkiv kan man finna vårdinformation. Majoriteten av de handlingar som finns här är sjukhusjournaler, men det finns även protokoll och annat som rör politiska processer, landstingets historia, ritningar, betyg och kartor.
Länsstyrelsen har handlingar rörande miljö och djur, de allmänna valen, begravningar och vigslar, fornlämningar, samt samhällsberedskap och kriser.
Mycket av Länsstyrelsens information finns tillgänglig via olika digitala tjänster på nätet.
Regionen och Länsstyrelsen är likt kommunen underkastad offentlighetsprincipen och måste vara transparenta och tillgängliggöra handlingar till allmänheten.
Riks- och landsarkiv
Riksarkivet har ett särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. De kontrollerar den offentliga arkivverksamheten och har en nationell överblick över arkivfrågorna. Detta innebär att Riksarkivet hjälper andra arkiv i hela Sverige att fungera så bra som möjligt. Riksarkivet tar även emot statliga myndigheters arkiv och arkiv från andra typer av organisationer.
Riksarkivet har ett särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och arkivvården i Sverige.
Riksarkivets huvuduppdrag är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig informationsförsörjning som garanterar innehåll, sammanhang och äkthet.
Riksarkivet och landsarkiven har i egenskap av ovan alla möjliga handlingar i sin vård. I stor del rör det sig om äldre och mer ömtåliga material som behöver mer specialiserad arkivvård. Ett exempel är Jönköpings stads privilegiebrev från 1284, som numera förvaras på landsarkivet i Vadstena.
Tillhörande Riksarkivet återfinns också Krigsarkivet. Här förvaras bland annat militära handlingar en stor mängd äldre kartor. Materialet är från 1500-talet och framåt.
